Cómo gestionar datos sensibles y biométricos en Colombia siguiendo la normativa vigente
Obligaciones legales y datos que requieren protección especial
Obligaciones legales clave y buenas prácticas para evitar sanciones por mal manejo de datos personales en conjuntos residenciales
Tipos de datos que requieren especial atención legal
Para aplicar las mejores prácticas para cumplir la ley de protección de datos y no ser demandado el conjunto (datos sensibles y biométricos), es indispensable entender qué información es catalogada como sensible o biométrica. Según la Ley 1581 de 2012 y los lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio, los datos sensibles incluyen información relacionada con la salud, orientación sexual, creencias religiosas, datos genéticos y datos biométricos como huellas dactilares, reconocimiento facial o de iris.
Este tipo de información tiene un nivel de protección superior, ya que su uso indebido puede vulnerar la intimidad o generar discriminación. Por ello, solo puede ser tratada con autorización explícita y cuando existan finalidades legítimas, necesarias y proporcionales.
Obligaciones legales para conjuntos residenciales
Las copropiedades, al gestionar información personal de residentes, visitantes y empleados, se convierten en responsables del tratamiento de datos ante la ley. Esto implica obligaciones específicas, como registrar las bases de datos ante la Superintendencia, disponer de políticas claras de tratamiento de datos y garantizar los derechos de los titulares.
Además, deben designar a un responsable de protección de datos, conservar las autorizaciones de los titulares y demostrar que han implementado medidas administrativas y tecnológicas para reducir riesgos. El desconocimiento de estas exigencias no exime de la responsabilidad jurídica.
Buenas prácticas recomendadas para mitigar riesgos legales
Una correcta gestión de datos sensibles y biométricos no solo evita sanciones, sino que fortalece la confianza en la seguridad administrativa del conjunto residencial. Algunas recomendaciones esenciales incluyen:
- Solicitar consentimiento informado por escrito con texto claro y fácil de entender.
- Limitar el acceso a la información exclusivamente al personal autorizado.
- Evitar almacenar datos biométricos en sistemas sin cifrado ni respaldo seguro.
- Establecer protocolos para la eliminación segura de datos cuando ya no sean necesarios.
- Capacitar regularmente al personal administrativo y de vigilancia sobre el manejo adecuado de información confidencial.
Consecuencias legales por incumplimiento normativo
Las sanciones por el mal manejo de datos son significativas. La Superintendencia puede imponer multas de hasta 10.000 salarios mínimos legales o el 5% de los ingresos operacionales del infractor, además de ordenar la suspensión de operaciones con bases de datos. Esto aplica incluso cuando la persona jurídica no opera con fines comerciales.
El proyecto de actualización legislativa en curso busca reforzar estos controles. Para conocer los detalles, se puede consultar el proyecto de ley sobre protección de datos personales en Colombia, que incluye nuevas facultades para la autoridad de vigilancia.
Principios fundamentales y mejores prácticas organizativas
Directrices clave para cumplir la ley de protección de datos personales en conjuntos con datos sensibles y biométricos
Fundamentos legales para una gestión responsable
Para aplicar correctamente las mejores prácticas para cumplir la ley de protección de datos y no ser demandado el conjunto (datos sensibles y biométricos), es esencial entender los principios establecidos por normativas como la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 y la jurisprudencia de la Superintendencia de Industria y Comercio. Estas leyes exigen que cualquier organización que administre datos personales actúe con respeto a los derechos del titular y en estricto apego a lo autorizado previamente.
En contextos como la administración de copropiedades, donde se recolectan datos sensibles y biométricos para controlar el acceso, la legalidad del tratamiento depende de contar con base legal sólida, divulgación completa y mecanismos efectivos para proteger la información.
Consentimiento y finalidades claras
El uso de huellas dactilares, reconocimiento facial u otros sistemas biométricos requiere consentimiento informado por parte del residente o visitante. Este permiso debe ser otorgado de manera libre, específica y documentada. Además, la finalidad del tratamiento debe limitarse al control de acceso o seguridad, y no puede ampliarse sin nuevo consentimiento. Por ejemplo, no se pueden utilizar estos datos para crear perfiles o compartirlos con terceros sin autorización expresa.
Medidas organizativas recomendadas
Además de la base legal, es responsabilidad de las administraciones implementar medidas organizativas que evidencien cumplimiento. Esto incluye contar con políticas de tratamiento de datos claras, capacitar al personal y mantener registros detallados de las actividades realizadas. Estas acciones fortalecen el principio de responsabilidad demostrada.
- Diseñar y publicar una política de privacidad entendible para todos los residentes.
- Capacitar regularmente al personal que accede a la información personal.
- Implementar controles de acceso físico y lógico a las bases de datos.
- Auditar periódicamente los sistemas de recolección y almacenamiento de datos biométricos.
- Registrar las actividades de tratamiento en sistemas accesibles para su consulta.
Garantías de transparencia y tutela efectiva
Los residentes y demás titulares deben poder ejercer en cualquier momento su derecho a conocer, actualizar y suprimir sus datos. Para cumplir este principio de transparencia, es indispensable establecer canales eficientes de atención de consultas y reclamos, como correos asignados o formularios físicos en la administración.
Para profundizar en los criterios legales sobre la autorización de datos biométricos, puede consultarse el enfoque de la SIC en este documento oficial sobre biometría y protección de datos.
Controles técnicos y recomendaciones para prevenir demandas
Controles técnicos y recomendaciones para evitar sanciones por mal uso de datos sensibles y biométricos
Evitar excesos: solo recolectar lo necesario
Una de las mejores prácticas para cumplir la ley de protección de datos y no ser demandado el conjunto (datos sensibles y biométricos) es aplicar la minimización de datos. Esto significa recolectar únicamente la información imprescindible para el propósito legítimo del tratamiento. Por ejemplo, si el objetivo es verificar la identidad, debe evaluarse si una clave personal o un código es suficiente antes de optar por datos biométricos como huellas digitales o reconocimiento facial.
Los responsables del tratamiento deben justificar la recolección de cada tipo de dato, especialmente cuando se trata de información sensible como el estado de salud, religión o datos financieros. La recopilación excesiva aumenta el riesgo legal y técnico, y puede considerarse una vulneración del principio de proporcionalidad.
Fortalecer las barreras tecnológicas
Implementar controles técnicos sólidos es clave para prevenir la filtración de información. Esto incluye el uso de cifrado de extremo a extremo, autenticación multifactor y segmentación de acceso según roles. No todos los empleados deben tener visibilidad sobre los mismos datos.
Además, se recomienda configurar mecanismos automáticos de respaldo y recuperación ante fallos o ciberataques. Estas acciones no solo protegen la integridad y disponibilidad de los datos, también son elementos valorados en caso de investigación por una autoridad reguladora o tras una reclamación judicial.
Supervisión y respuesta ante incidentes
Las auditorías regulares, tanto legales como tecnológicas, aseguran que los procesos estén alineados con normativas como el RGPD o las leyes locales de protección de datos. Además, ayudan a detectar y corregir vulnerabilidades antes de que se conviertan en amenazas reales.
Contar con protocolos claros también es esencial. En caso de filtración o uso indebido de datos del conjunto (datos sensibles y biométricos), la organización debe actuar de inmediato para limitar el impacto y notificar a los titulares y autoridades competentes.
Resumen de medidas clave
Medidas prácticas para fortalecer la protección y cumplir la ley
- Minimización de datos: Recoger únicamente los datos necesarios; evitar recopilar información sensible o biométrica cuando existan alternativas menos invasivas.
- Seguridad tecnológica: Aplicar controles de acceso robustos, cifrado de la información y mecanismos de respaldo automático que prevengan filtraciones de datos.
- Auditoría y supervisión periódica: Contratar auditorías legales y tecnológicas; mantener registros detallados sobre accesos, incidentes y solicitudes de titulares.
- Gestión documentada de incidentes: Tener un protocolo claro y documentado para responder ante incidentes de seguridad o vulneración de los derechos de los titulares.
Estas recomendaciones técnicas y organizativas están alineadas con las directrices de autoridades como la Agencia Española de Protección de Datos, lo que reduce el riesgo de sanciones legales y protege la confianza de los usuarios.
