Conflicto de interés entre Consejero de Administración y Administrador en propiedad horizontal en Colombia: Casos y soluciones

Identificación, análisis y abordaje efectivo de los conflictos de interés en órganos de administración de propiedad horizontal

¿Cuándo ocurre el conflicto de interés entre Consejero y Administrador?

¿Cuándo hay conflicto de interés entre un Consejero de administración y el administrador?

Comportamientos que indican conflictos en propiedad horizontal

En el contexto de la propiedad horizontal en Colombia, un conflicto de interés entre un Consejero de Administración y el Administrador ocurre cuando uno de los actores toma decisiones o ejecuta acciones que benefician directa o indirectamente a sí mismo, a su núcleo familiar o a terceros relacionados, en detrimento del interés común de la copropiedad. Esta situación compromete la transparencia y puede afectar el cumplimiento de los deberes fiduciarios establecidos por la ley.

La Ley 222 de 1995 establece las normas que deben observar los administradores frente a los deberes de diligencia y lealtad. Aunque su enfoque está orientado al ámbito societario, sus principios se aplican de manera analógica en el régimen de propiedad horizontal, especialmente cuando se tratan asuntos patrimoniales y contractuales que afectan múltiples intereses. Un conflicto de interés se materializa cuando el interés privado interfiere con la ejecución objetiva e imparcial de una función dentro de los órganos de administración de la copropiedad.

Ejemplos típicos de conflictos entre consejero y administrador

Es frecuente que las tensiones entre el Administrador y un Consejero surjan cuando alguno de los dos tiene vínculos personales o económicos que influyen en decisiones sobre contratos, gastos comunes, uso de áreas comunes o elección de proveedores. Estas situaciones afectan negativamente la gobernabilidad en la copropiedad y pueden generar efectos legales si se incumplen los deberes establecidos en el manual de convivencia o en el reglamento interno.

• Un Consejero propone la contratación de un proveedor que es propiedad de un familiar directo, sin revelar dicha relación al resto del consejo.
• El Administrador elige un contratista vinculado a su círculo cercano para mantenimiento, sin proceso de selección ni cotizaciones competitivas.
• Decisiones administrativas que permiten el uso exclusivo, sin autorización, de bienes comunes por parte de un copropietario con vínculos con los órganos de administración.
• Consejeros que retrasan decisiones de cobro a deudores cuando estos son cercanos a ellos, afectando la liquidez y finanzas del conjunto.
• Un Administrador que omite poner en conocimiento del Consejo los conflictos de interés existentes en contratación o manejo presupuestal.

Según la Superintendencia de Sociedades, cuando hay relaciones de afinidad, como esposos, cuñados o socios comerciales entre los miembros del Consejo y el Administrador, es obligación revelar el conflicto y abstenerse de participar en decisiones relacionadas. Esta guía sobre conflicto de intereses elaborada por Supersociedades describe los criterios para identificar y manejar estas situaciones.

Casos reales que ilustran el conflicto

Un caso frecuente sucede cuando un Consejero usa su posición para beneficiar a un familiar moroso. Por ejemplo, un Consejero que, ostentando poder amplio de representación, firma acuerdos de pago excepcionales a favor de su cónyuge, omitiendo los mecanismos formales exigidos en la ley y el reglamento de propiedad horizontal. Este tipo de conflictos no solo vulnera la equidad en el tratamiento de los copropietarios, sino que pone en tela de juicio la integridad del órgano directivo.

En otros escenarios, el Administrador puede generar conflictos si realiza pagos a terceros sin autorización del Consejo, especialmente si dichos terceros tienen alguna relación personal con él. Estos casos deben ser conocidos por la Asamblea General y, eventualmente, pueden derivar en sanciones contractuales o legales, si se determina que se actuó con dolo o negligencia.

Buenas prácticas para prevenir y corregir conflictos de interés

La identificación temprana de posibles conflictos permite tomar medidas antes de que afecten la operación de la copropiedad. Por eso, se recomienda establecer protocolos claros dentro de los reglamentos internos que regulen la declaración de conflictos de interés y la abstención de participar en decisiones relacionadas. A continuación, algunas prácticas clave:

• Incluir una cláusula de conflicto de interés en los contratos del Administrador y el reglamento del Consejo.
• Documentar y archivar las declaraciones de relaciones familiares o económicas entre miembros de la administración.
• Establecer comités independientes para revisar decisiones sensibles como contratación o gestión de cartera.
• Permitir la participación de los revisores fiscales o comités de auditoría en decisiones clave.
• Revisar y actualizar las actas de reuniones para dejar constancia de abstenciones por posibles conflictos.

Estas prácticas refuerzan la ética administrativa y la transparencia en decisiones que afectan a todos los propietarios. Además, ayudan a construir confianza entre los órganos de gobierno y la comunidad, y a prevenir litigios internos motivados por percepción de favoritismos o tratos preferenciales.

Casos típicos: Tipos de conflicto y consecuencias legales

Cuándo hay conflicto de interés entre un Consejero de administración y el administrador: Casos típicos y consecuencias legales

Identificación de conflictos reales y potenciales

Determinar cuándo hay conflicto de interés entre un Consejero de administración y el administrador es fundamental para preservar la legalidad y equidad en la toma de decisiones dentro de las copropiedades o asociaciones. Un conflicto de interés puede ser real, cuando ya existe un beneficio personal o familiar directo, o potencial, cuando hay un riesgo de que tal interés afecte la imparcialidad esperada del cargo.

Los conflictos reales se presentan cuando se concretan actos que favorecen económicamente al consejero o administrador, por ejemplo, la celebración de contratos con familiares sin declarar el parentesco. Los conflictos potenciales, por otro lado, se originan desde situaciones que, de no regularse, podrían volverse lesivas para la comunidad o afectar la legalidad de las decisiones. En ambos casos, es esencial identificar los hechos y evaluar si comprometen la objetividad del implicado.

Ejemplos y jurisprudencia relevantes

Una forma práctica de entender esta problemática es revisar casos típicos conocidos por su impacto en la jurisprudencia colombiana o por haber requerido pronunciamientos especializados. La siguiente lista ilustra algunas situaciones frecuentes:

• Conflictos reales: Contratación de servicios con empresas o personas naturales vinculadas familiarmente a un consejero o al administrador. En numerosos casos se ha detectado que el parentesco no se declaró, permitiendo que dicho familiar obtuviera ganancias dentro de un negocio contratado por la copropiedad.
• Conflictos potenciales: Candidaturas al consejo de administración mediante poder sobre inmuebles en situación de mora. Esta práctica constituiría una maniobra para burlar las restricciones establecidas por la Ley 675 de 2001, que impide a propietarios morosos acceder a cargos de representación. Tal como señala una consulta jurídica del Ministerio de Vivienda, este tipo de actuación puede configurar un conflicto de interés si se omite la mención de la deuda al momento de la elección.
• Consecuencias: La existencia de estos conflictos puede dar lugar a sanciones disciplinarias internas, impugnación de decisiones tomadas en sesiones donde hubo participación indebida, nulidad de contratos celebrados en condiciones irregulares, y en los casos más graves, sanciones penales por actos que vulneren los principios de la función pública o la confianza delegada.

Criterios para detectar y actuar ante conflictos de interés

No todos los desacuerdos entre un administrador y un consejero constituyen un conflicto de interés. Por ello, se deben emplear criterios objetivos para determinar su existencia. La clave está en evaluar si hay un beneficio personal o familiar que pueda interferir con el cumplimiento del deber fiduciario. El deber fiduciario obliga a actuar en el mejor interés de la copropiedad, de forma leal y transparente.

En la práctica, al sospechar de un posible conflicto, se deben considerar preguntas como: ¿Existe alguna relación económica o personal no revelada? ¿La actuación del implicado compromete la toma imparcial de decisiones? ¿Se está utilizando información privilegiada en beneficio propio? Tales criterios permiten fundamentar decisiones preventivas, como el retiro temporal de funciones o la exclusión del voto en sesiones clave.

Buenas prácticas para prevenir consecuencias legales

La prevención es fundamental para reducir los riesgos legales derivados de un conflicto de interés. Implementar mecanismos de control interno favorece la transparencia y fortalece la gobernanza de la copropiedad. Estas buenas prácticas deben ser parte de los reglamentos internos y políticas de conducta:

1. Exigir declaraciones de conflicto de interés al inicio de cada periodo de administración o elección de consejeros.
2. Impulsar la transparencia en la contratación de bienes y servicios mediante procesos competitivos y abiertos.
3. Establecer la obligación de abstenerse de votar o participar en decisiones donde haya vínculo familiar o económico directo.
4. Incluir mecanismos internos para denunciar irregularidades sin represalias.
5. Solicitar conceptos legales cuando haya duda sobre la validez de una elección o acto contractual.
6. Promover capacitaciones periódicas que refuercen el rol fiduciario y la ética en la gestión de la copropiedad.

Estos pasos ayudan a mitigar efectos adversos y a proteger a la comunidad frente a sanciones que podrían surgir por negligencia, desconocimiento o actuaciones de mala fe.

Soluciones prácticas: Prevención, gestión y resolución

Cómo prevenir, gestionar y resolver cuándo hay conflicto de interés entre un Consejero de administración y el administrador

Prevención efectiva del conflicto de interés

Para evitar situaciones críticas en las decisiones corporativas, es clave anticiparse. Cuándo hay conflicto de interés entre un Consejero de administración y el administrador, la mejor estrategia es impedir que la situación se origine. La creación de un código de ética y conducta empresarial sólido constituye un pilar fundamental. Este documento debe detallar los principios que rigen la transparencia, la imparcialidad y la responsabilidad individual dentro del gobierno corporativo.

Un mecanismo útil y fácil de implementar es la solicitud sistemática de declaraciones de posibles conflictos antes de cada reunión del Consejo de Administración. Esto obliga a los consejeros y administradores a revisar sus intereses personales frente a los temas del orden del día. Asimismo, fortalecer la cultura interna de transparencia fomenta un entorno donde se normaliza la identificación temprana de intereses contrapuestos.

También es recomendable que la empresa mantenga canales accesibles para denunciar presuntas irregularidades, de forma que otros miembros del equipo directivo o auditoría interna puedan alertar sobre conflictos no declarados. Invertir en la formación periódica del Consejo y del administrador en temas de ética empresarial y buen gobierno corporativo mejora la capacidad preventiva.

Gestión adecuada cuando surge el conflicto

En los casos en que el conflicto de interés se presenta originalmente durante una reunión o proceso decisorio, es fundamental aplicar protocolos claros. La figura del impedimento o la recusación se debe activar de inmediato. Esto implica que la persona cuyo interés pueda comprometer su objetividad debe abstenerse voluntariamente de intervenir en la discusión o votación concerniente.

Legalmente, este paso protege tanto a la compañía como al directivo implicado y preserva la legitimidad de las decisiones adoptadas. Para evitar dudas en el procedimiento, es aconsejable que el reglamento interno del Consejo detalle las circunstancias que configuran este tipo de conflicto, así como los pasos que deben seguirse.

Ejemplos comunes incluyen cuando un consejero tiene vínculos económicos directos con un proveedor que la empresa está considerando contratar, o si un administrador tiene participación accionaria en una empresa competidora directa cuya situación se discute en el Consejo.

Resolución institucional y documentada del conflicto

Una vez identificado y gestionado el conflicto de interés, resulta imprescindible asegurar su adecuada resolución dentro del marco institucional. Toda actuación relacionada con el tema debe constar en las actas de la reunión. Esto incluye la identificación del interés en conflicto, la decisión de abstención o recusación, y quiénes quedaron a cargo de tomar la decisión final.

Para evitar interpretaciones erróneas en casos complejos, el Consejo puede solicitar asesoría jurídica especializada. Esta puede provenir de su área legal interna o de firmas externas con experiencia en gobierno corporativo. En ciertas circunstancias, especialmente en empresas sujetas a supervisión estatal, puede ser útil consultar normativamente a organismos como la Superintendencia de Sociedades. Este procedimiento fortalece la legitimidad del proceso y aporta seguridad jurídica.

Existen también guías y manuales prácticos elaborados por organizaciones expertas que orientan la toma de decisiones. Por ejemplo, la Guía para la gestión de conflictos de interés” publicada por Transparencia por Colombia ofrece criterios claros para aplicar en diferentes tipos de empresas, tanto privadas como mixtas o del sector solidario.

Herramientas clave para el manejo responsable

La adopción de herramientas normativas y organizacionales favorece una dinámica empresarial ética y técnica en la resolución de conflictos de interés. A continuación, se presentan algunos elementos que pueden incorporarse para mejorar los procedimientos internos:

• Código de ética: Debe estar aprobado por el Consejo y divulgado a todos los niveles de la organización.
• Protocolos de declaración de intereses: Formatos estandarizados que se diligencian antes de cada sesión de toma de decisiones.
• Cláusulas específicas en reglamentos internos: Indicaciones claras sobre actuaciones prohibidas y atribuciones del Consejo frente a conflictos.
• Actas detalladas: Cada situación de conflicto debe quedar registrada con claridad para futuras auditorías internas o externas.
• Asesoría jurídica permanente: Contar con consultas especializadas cuando exista zona gris normativa o ambigüedades en la interpretación de hechos.
• Capacitación periódica: Formación continua en ética empresarial y gobierno corporativo para consejeros y ejecutivos de alto nivel.

Estas herramientas permiten que una empresa mantenga estándares altos de integridad y disminuya los riesgos reputacionales y legales asociados a conflictos de interés no gestionados. Además, fomentan la confianza entre los stakeholders y contribuyen a una toma de decisiones más objetiva y sustentable.