Un contrato de administración en propiedad horizontal no es un mero acuerdo de prestación de servicios. Es una herramienta fundamental para asegurar una gestión responsable, transparente y alineada con los intereses de la comunidad. Tanto la Ley 675 de 2001 como las buenas prácticas en la administración de conjuntos residenciales establecen parámetros que deben respetarse al formalizar esta relación.
A continuación, te presentamos los elementos esenciales que debe contener un buen contrato de administración para una copropiedad:
1. Identificación completa de las partes
Debe establecerse claramente quién contrata (la comunidad de propietarios) y quién es el administrador (persona física o jurídica), con nombres, documentos de identidad o NIF, y direcciones.
2. Objeto del contrato
La cláusula debe indicar que el administrador se compromete a prestar los servicios profesionales de administración del edificio o conjunto, de conformidad con la Ley 675 y el reglamento interno.
3. Duración del contrato y condiciones de prórroga
Normalmente se establece por 12 meses, con posibilidad de prórroga automática, sujeta a evaluación del Consejo de Administración.
4. Honorarios y forma de pago
Debe incluirse el valor mensual o anual, la forma de pago, el mecanismo de facturación y los ajustes anuales (por ejemplo, basados en el IPC).
5. Cláusulas de autonomía e independencia
Se debe especificar que el administrador no es un empleado, sino un contratista independiente, responsable de su personal y del cumplimiento de las obligaciones laborales y parafiscales que pudieran corresponderle.
6. Obligaciones del Administrador
Esta es la parte más extensa del contrato y debe incluir, como mínimo:
- Administración financiera (presupuesto, recaudo, informes, pagos).
- Supervisión del mantenimiento y contratistas.
- Gestión documental y de actas.
- Atención a copropietarios y resolución de conflictos.
- Cumplimiento del Manual de Convivencia y el Reglamento.
- Representación legal cuando se le delegue.
- Presencia mínima presencial en la copropiedad (número de días y horas).
7. Obligaciones del Contratante (copropiedad)
- Pagar a tiempo los honorarios.
- Suministrar información y apoyo para el cumplimiento del contrato.
- Reembolsar gastos autorizados.
8. Cláusulas de garantías y seguros
Es recomendable exigir al administrador pólizas de cumplimiento, responsabilidad civil y garantía de calidad del servicio.
9. Cláusulas de terminación anticipada
Debe incluir las causas para la terminación anticipada del contrato y los plazos de preaviso requeridos. Es preferible no establecer indemnizaciones excesivas. En su lugar, se pueden fijar sanciones proporcionales al daño comprobado o a incumplimientos específicos debidamente documentados.
10. Obligación de entrega al finalizar
El administrador debe entregar inventarios, libros, documentos, actas, cuentas y elaborar un informe final de gestión.
11. Cláusulas de solución de conflictos
Pueden contemplarse mecanismos como la conciliación antes de acudir a procesos judiciales.
Este tipo de contrato debe estar alineado con los principios de la Ley 675 de 2001: función social, convivencia pacífica, respeto al debido proceso y transparencia administrativa.
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