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Las asambleas de propiedad horizontal son el momento clave en el que los copropietarios pueden evaluar la gestión del administrador y aprobar los estados financieros de la copropiedad. Sin embargo, cuando surgen dudas sobre la transparencia de las cuentas, el manejo de los recursos o la eficacia de la administración, esperar hasta la asamblea puede ser un error. Para evitar sorpresas y garantizar un debate informado, los copropietarios deben actuar con anticipación.
Pasos a Seguir Antes de la Asamblea
1. Solicitar Información Financiera 📊
Los copropietarios tienen derecho a acceder a la información financiera de la copropiedad antes de la asamblea. Se recomienda solicitar:
- Estados financieros detallados.
- Relación de ingresos y egresos.
- Registro de facturas y pagos a proveedores.
- Informes de auditoría (si existen).
Esta solicitud debe hacerse por escrito a la administración, con copia al Consejo de Administración, garantizando que se entregue en un tiempo razonable antes de la asamblea.
2. Ejercer el Derecho de Inspección y Conocer los Tiempos de Entrega 🕒
De acuerdo con la Ley 675 de 2001, los copropietarios tienen derecho de inspección sobre la información contable y administrativa de la copropiedad. Esto significa que pueden solicitar el acceso a documentos financieros, contratos y estados de cuenta dentro de un plazo previo a la asamblea.
La administración está obligada a proporcionar esta información en un tiempo prudencial, usualmente dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a la solicitud. Si la administración se niega a entregarla o demora injustificadamente su entrega, los copropietarios pueden presentar una queja formal ante el Consejo de Administración o, en casos extremos, ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
3. Revisar el Contrato y Funciones del Administrador 📜
Si hay dudas sobre la gestión del administrador, es clave revisar su contrato y las funciones que le han sido asignadas. La Ley 675 de 2001 establece sus responsabilidades, y si hay desviaciones en su desempeño, los copropietarios pueden cuestionarlo formalmente.
4. Coordinar Reuniones Previas con Otros Copropietarios 🗣️
Antes de la asamblea, se puede convocar reuniones entre copropietarios para intercambiar inquietudes y analizar los documentos recibidos. Esto permite construir una postura conjunta y evitar que los debates se vuelvan improvisados durante la asamblea.
5. Consultar con un Experto en Propiedad Horizontal, Contador o Abogado ⚖️
Si hay dudas técnicas sobre los estados financieros o el cumplimiento legal del administrador, se puede contratar a un contador o abogado especializado en propiedad horizontal. Su análisis puede proporcionar argumentos sólidos y evitar confusiones en la asamblea.
6. Presentar Preguntas Previas por Escrito 📝
Muchas asambleas tienen tiempos limitados para preguntas y respuestas. Enviar inquietudes por escrito a la administración antes de la asamblea puede asegurar que se aborden temas clave y que la información sea respondida con anticipación.
7. El Rol del Consejo de Administración en la Respuesta a Solicitudes de Aclaración 🏢
El Consejo de Administración tiene la responsabilidad de velar por la correcta administración de la copropiedad y la transparencia en la gestión de recursos. Aunque no siempre está obligado a responder directamente a cada solicitud individual, sí debe asegurarse de que la administración rinda cuentas y de que se dé acceso a la información relevante. Si el consejo no responde o evade aclaraciones, los copropietarios pueden exigir respuestas formales durante la asamblea o, en casos extremos, solicitar auditorías externas.
Conclusión: La Información es Poder
No hay que esperar hasta la asamblea para expresar dudas sobre la gestión administrativa o las finanzas de la copropiedad. Actuar con anticipación permite tomar decisiones informadas, mejorar la transparencia y exigir una administración eficiente. Si los copropietarios ejercen su derecho a la información y se organizan, pueden lograr una copropiedad más justa y equilibrada.
📢 ¿Tienes dudas sobre la administración de tu copropiedad? No esperes hasta la asamblea, infórmate y actúa con anticipación!
